Хранение письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением

Каждое рассмотренное письменное обращение и все документы, от­ носящиеся к его разрешению, формируются в отдельный блок документов в следующей последовательности:

  • лист резолюции по письменному обращению;
  • письменное обращение, приложения к нему (если они имеются);
  • копия ответа автору обращения, а также копии промежуточных ответов автору (если они имеются), письменный доклад о продлении срока разреше­ния;
  • заключение по результатам разрешения обращения (если оно имеется);
  • материалы проверки по письменному обращению (если она проводи­лась).

Материалы по письменным обращениям граждан, сгруппированные в блоки, подшиваются в дела в хронологическом порядке, исходя из даты по­ступления обращения, или в алфавитном порядке, и хранятся в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

Запрещается разъединять блок документов по рассмотрению обра­щения гражданина, а также изымать из него какие-либо документы, а так же хранить рассмотренные материалы по письменным обращениям у исполнителей.